آغاز کار سریع با نرم افزار مکاتبات      ورود به سیستم      آغاز کار سریع با نرمافزار مکاتبات
ورود به سیستم
جهت ورود به مجموعه نرمافزاری دیدگاه، پس از باز کردن مرورگر اینترنت اکسپلورر ) Internet Explorer Browser (، با وارد نمودن آدرس سرور اتوماسيون سازمان خود در بخش نوار آدرس،
صفحه ورودی مجموعه نرمافزاری دیدگاه، مطابق شکل زیر، نمايش داده خواهد شد.
 

آغاز کار سریع با نرم افزار مکاتبات خروج از سیستم

پس از اتمام کار با سیستم، ميبايست از مجموعه نرمافزاري ديدگاه خارج شويد. البته برای حفظ ایمنی
بیشتر بهتر است هنگامی که به طور موقت نیز رایانه خود را ترک میکنید، از محیط کاربري خود خارج گردید.
برای خروج از سیستم، بر روي گزينه خروج از سیستم در منوي عمومي، کلیک نمايید.

آغاز کار سریع با نرم‌‌افزار مکاتبات معرفی رابط کاربری سفارشی‌سازی رابط کاربری  

در مجموعه نرم‌افزاري ديدگاه، بخش‌هايي از محيط رابط کاربري را مي‌توان با توجه به سلايق شخصي تنظيم نمود. مواردي که جهت سفارشي‌سازي رابط کاربري قابل تغيير مي‌باشند، شامل موارد زير هستند:

• رنگ‌آميزي محيط رابط کاربري 
• زبان
• نوع تقويم
• افکت ابزار
• افکت منو
• تعيين نرم‌افزار پيش‌فرض
• تعيين کليد‌هاي ميانبر
• تعيين نماي پيش‌فرض آيتم‌ها در ليست نامه‌ها
• نامه‌ها عيين حداکثر تعداد نمايش آيتم‌ها در ليستت
• تعيين سمت پيش‌فرض

از طريق منوي عمومي، گزينه تنظيمات شخصي و يا گزينه تنظيمات شخصي از لبه شخصي منوي نرم‌افزار، مي‌توانيد فرم تغيير گزينه‌هاي ذکر شده در بالا را مشاهده نماييد. پس از اعمال تغييرات، جهت ذخيره تنظيمات بر روي دکمه ثبت کليک نماييد.

آغاز کار سریع با نرم‌‌افزار مکاتبات معرفی رابط کاربری پنجره یادآوری

اين پنجره که در صورت تنظيم نمايش خودکار، بصورت اتوماتيک و به مجرد ورود به محيط ديدگاه نمايش داده مي‌شود، شامل يادآور ورود کليه آيتم‌هاي مکاتباتي و يا فرم‌هاي مرتبط با ديگر نرم‌افزارهاست که براي کاربر جاري ارسال شده‌است. همچنين يادآورهاي شخصي کاربر نيز به محض فرارسيدن موعد يادآور در اين پنجره نمايش داده مي‌شود.

همچنين در صورت عدم بازشدن اين پنجره بصورت خودکار، مي‌توانيد با دو بار کليک نمودن بر روي عنوان يادآوري‌هاي جديد در پايين صفحه کنار نام کاربر جاري، آن را مشاهده کنيد. در اين صفحه علاوه بر مشاهده ليست تمام يادآوري‌هاي موجود، مي‌‌توانيد اقدامات زير را نيز بر روي آنها انجام داد:
 

• مشاهده مرجع يادآور
• لغو يادآور و عدم نمايش مجدد آن
• لغو همه يادآورها و عدم نمايش مجدد آنها
• يادآوري به تعويق انداختن يادآوري با تعيين زمان جديد جهت مشاهده
• تعويق همه يادآورها
•  بستن پنجره يادآوري‌ها

آغاز کار سریع با نرم افزار مکاتبات ورود به نرم افزار مکاتبات

پس از وارد كردن كد كاربري و رمز عبور، چنانچه مدير سيستم نرمافزار پيشفرض را مكاتبات تعيين كرده باشد، بلافاصله بصورت
خودکار به محيط اين نرمافزار هدايت خواهيد شد.
همچنين در قسمت بالاي صفحه رابط کاربري، مشخص شده که در کدام يک از نرم افزارهاي مجموعه نرم افزاري ديدگاه وارد  شده ايد.
در غير اينصورت برای ورود به نرم افزار مكاتبات، مطابق شکل زير،گزینه مکاتبات  از منوي نرم افزارها را انتخاب نماييد.

آغاز کار سریع با نرم افزار مکاتبات فرآیند عمومی مکاتبات سازمان آغاز کار سریع با نرم افزار مکاتبات
فرآیند عمومی مکاتبات سازمان
درگاه ورودي مکتوبات به نرمافزار مکاتبات به چهار روش زير ميباشد:
• ايميل
• فکس
• دريافت نسخه فيزيکي کاغذي نامه از طريق پست، پيک، ارباب رجوع و ... • ECE مکتوبات پس از ورود از درگاههاي ذکر شده، ثبت و به صورت خودکار وارد کارتابل مخاطب/مخاطبين شده و
پس از طي کردن گردش کاري، با آرشيو و يا ارجاع به ساير اشخاص، از کارتابل هر فرد خارج ميشوند.
نمودار زير بيانگر خلاصهاي از فرآيند کار با نرمافزار مکاتبات ميباشد که با کليک بر روي هر يک از علائم
موجود درتصوير، به صفحهي مربوط در راهنماي حاضر شامل توضيحات آن موضوع، راهنمايي ميشويد
 

در نرم‌افزار مکاتبات از طريق امکانات سيستم مي‌توان وضعيت نامه‌ها را علاوه بر مشاهده تغيير داد. توجه داشته‌ باشيد که پيش‌نيز استفاده از اين امکان نصب نرم‌افزاري تحت عنوان «پيگيرد» (يکي از نرم‌افزارهاي ديدگاه)، مي‌باشد.

از دو روش ذيل مي‌توان وضعيت نامه‌ها را تعيين نمود:

روش اول: پس از انتخاب نامه از ليست آيتم‌ها و کليک راست نمودن روي آن، گزينه «تعيين وضعيت» را انتخاب کنيد، در صفحه باز شده در بخش وضعيت، گزينه مورد نظر را انتخاب کرده روي دکمه ثبت کليک نماييد.
 

در نرم‌افزار مکاتبات پس از ثبت نامه مي‌توان اطلاعات آن از قبيل شماره، تاريخ و ساير اطلاعات ثبت را مشاهده نمود.

جهت مشاهده اطلاعات ثبت کافيست روي گزينه‌ي مورد نظر در ليست آيتم‌ها کليک راست نموده، گزينه «مشاهده اطلاعات ثبت» را انتخاب کنيد.

پس از دريافت فيزيک نامه‌ها توسط افراد دبيرخانه، نامه‌ها در نرم‌افزار مکاتبات ثبت و بايگاني مي‌گردند تا از طريق امکانات نرم‌افزاري قابل گزارش‌گيري و جستجو باشند.

جهت بايگاني نامه‌ي مورد نظر، به هنگام ثبت مشخصات آن در صفحه ثبت، روي دکمه بايگاني کليک کرده تا صفحه ساختار بايگاني مطابق شکل زير باز گردد سپس با توجه به سطوح دسترسي پوشه‌هاي مورد نظر را انتخاب نماييد.

در نرم‌افزار مکاتبات پس از پايان يافتن گردش کاري نامه‌ها و يا آرشيو نامه‌هايي که جنبه اطلاع‌رساني را دارند، مي‌توان آنها را مختوم کرد که با اين کار نامه از کارتابل کاربر جاري خارج شده و از آن پس از طريق آرشيو شخصي قابل دستيابي مجدد خواهد‌بود.

جهت اختتام يک آيتم کافيست پس از انتخاب آن از ليست آيتم‌ها، روي دکمه اختتام از بخش پيش‌نمايش آيتم‌ها و يا پس از کليک راست روي آن، گزينه اختتام را انتخاب نماييد و پس از تاييد عمليات، نامه از کارتابل شما خارج و آرشيو خواهد ‌شد.

در نرم‌افزار مکاتبات گردش نامه در سازمان به صورت نمودار درختي قابل مشاهده مي‌باشد که با انتخاب هر يک از سمت‌هاي موجود در اين نمودار مي‌توان جزئيات نامه از قبيل تاريخ ثبت، تاريخ ارسال به شخص منتخب، تاريخ رويت نامه توسط شخص منتخب و ... را مشاهده نمود.

جهت پيگيري موارد ذکر شده مي‌توان پس از انتخاب گزينه مورد نظر از ليست آيتم‌ها، با کليک راست روي آن و انتخاب گزينه پيگيري و يا با استفاده از دکمه‌ي ميانبر، گزينه‌ي «پيگيري» را انتخاب نمود.

چنانچه پيش‌نويس و يا نامه‌ي ديگري در ارتباط با نامه‌ي جاري تهيه شده باشد، امکان مشاهده و يا مطالعه متن آن وجود خواهد داشت.

همانطور که در بالا گفته‌شد معمولاً مستندات مربوط به يک آيتم شامل مراجع آن مي‌باشد.

جهت تهيه مستند مربوط به هنگام ثبت انواع نامه‌ها، مي‌بايست در لبه‌ي ساير اطلاعات مراجع آن را مشخص نماييد. سپس در ارجاعات و مشاهدات بعدي مي‌توانيد آنها را با فشردن دکمه مستند مرتبط مشاهده نماييد.

مکتوبات اصلی نامه - اقدامات نامه - ارجاع

در نرم‌افزار مکاتبات جهت ارجاع نامه به شخص و يا اشخاص ديگر مي‌توان از روش‌هاي ذيل استفاده نمود:

روش اول:‌ پس از انتخاب نامه از ليست آيتم‌ها، با کليک راست روي آن گزينه ارجاع را انتخاب نماييد.

مکتوبات اصلی نامه - اقدامات نامه - مشاهده نامه

در نرم‌افزار مکاتبات جهت مشاهده انواع نامه‌هاي موجود در کارتابل، مي‌توان به سه طريق ذيل عمل نمود.

روش اول: پس از انتخاب نامه‌ي مورد نظر، با دو بار کليک بر روي آن مي‌توان نامه را به همراه جزئيات و الحاقات آن مشاهده کرد.

مکتوبات اصلی نامه - سایر اطلاعات

مراجع نامه و اطلاعات تکمیلی ثبت آن را مي‌توان در بخش ساير اطلاعات نامه درج نمود. جهت تعيين مراجع نامه ابتدا روي دکمه + کليک نموده سپس مرجع، شماره، تاريخ، و نوع آن را انتخاب کنيد. با کليک روي دکمه ... صفحه «جستجو و گزارش‌گيري نامه‌ها » باز خواهد شد که با استفاده از آن مي‌توان مرجع مورد نظر را انتخاب نمود. در صورتي‌که شماره مرجع به صورت دستي وارد شده باشد با کليک روي دکمه     مي توان صحت شماره وارده شده را بررسي نمود.

مکتوبات اصلی نامه - پیوست

چنانچه نامه داراي پيوست قابل تبديل به فايل باشد، مي‌بايست همراه ديگر اطلاعات نامه بعنوان ضميمه آن ثبت گردد.

در نرم‌افزار مکاتبات، نامه‌ها معمولاً به صورت کاغذي، ايميل،‌فکس و يا بصورت فايل در اختيار مسئولين ثبت نامه قرار مي‌گيرد.
به هنگام ثبت نامه لازم است فايل‌هاي متن به همراه اطلاعات اصلي آن ثبت گردد.
اگر متن نامه در قالب فيزيکي و به صورت کاغذي باشد مي‌توان با استفاده از امکانات نرم‌افزار و دستگاه اسکنر، تصوير نامه را اسکن نمود و به عنوان فايل متن در اطلاعات نامه جايگزين نمود.

مکتوبات اصلی نامه - ثبت نامه - نامه در انتظار - کازیه نامه در انتظار

آيتم‌هاي موجود در اين کازيه قابل تبديل به نامه ارسالي و يا دريافتي مي‌باشند.

جهت دسترسي به کازيه نامه در انتظار گزينه «نامه‌هاي در انتظار» را از منوي نرم افزار، لبه‌ي مکتوبات انتخاب نماييد.

مکتوبات اصلی نامه - ثبت نامه - نامه داخلی

نامه‌هاي داخلي شامل مکاتباتي است که بين اعضاي يک دبيرخانه مشترک و يا چند دبيرخانه مجزا در يک سازمان مبادله مي‌شود و با ثبت، بصورت رسمي شماره‌گذاري، بايگاني و ارسال مي‌گردند.

جهت ثبت نامه‌هاي داخلي، گزينه «ثبت نامه داخلي» را از نوار ابزار عمومي، منوي مکتوبات و يا از منوي نرم‌افزار، کشوي مکتوبات انتخاب کنيد.

همانطور که مشاهده مي‌نماييد صفحه ثبت نامه داراي چهار لبه‌ي اطلاعات اصلي/ فايل‌هاي متن/ پيوست‌ها/ و ساير اطلاعات مي‌باشد.

مکتوبات اصلی نامه - ثبت نامه - نامه ارسالی

در نرم‌افزار مکاتبات نامه‌هاي ارسالي شامل نامه‌هاي ارسال شده به يک سازمان، يک شرکت و يا شخص خارجي، است که توسط مسئول ثبت (دبيرخانه) و مديران داراي حق امضاء، در سيستم ثبت مي‌گردد.

جهت ثبت نامه‌هاي ارسالي، گزينه «ثبت نامه ارسالي» را از نوار ابزار عمومي، منوي مکتوبات و يا گزينه مربوطه  را از منوي نرم‌افزار، لبه‌ي مکتوبات انتخاب کنيد.

همانطور که مشاهده مي‌نماييد صفحه ثبت نامه داراي چهار لبه‌ي اطلاعات اصلي/ فايل‌هاي متن/ پيوست‌ها/ و ساير اطلاعات مي‌باشد.

مکتوبات اصلی نامه - ثبت نامه - نامه دریافتی

مکتوبات اصلی > نامه

نامه در واقع موجوديتي است که داراي شماره، امضاء، سنديت و رسميت است و روي سربرگ قرار گرفته است. نامه توسط هر کاربري قابل ويرايش و اعمال تغييرات نمي‌باشد.

مکتوبات اصلی > نامه > ثبت نامه > نامه دریافتی

در نرم‌افزار مکاتبات نامه‌هاي دريافتي شامل نامه‌هاي وارده از يک سازمان، شرکت و يا شخص خارجي (ارباب رجوع)، مي‌باشند که توسط مسئول ثبت در سيستم ثبت مي‌گردد.

جهت ثبت نامه‌هاي دريافتي، از نوار ابزار عمومي، منوي مکتوبات، گزينه «ثبت نامه دريافتي»  و يا از منوي نرم‌افزار، کشوي مکتوبات، گزينه مربوطه را انتخاب کنيد.

همانطور که مشاهده مي‌نماييد صفحه ثبت نامه داراي چهار لبه‌ي اطلاعات اصلي، فايل‌هاي متن، پيوست‌ها و ساير اطلاعات مي‌باشد.

کارتابل‌ها کارتابل فکس‌ها فکس هاي سازمان پس از آنکه از طريق دبيرخانه دريافت شدند يا تبديل به نامه دريافتي شده و شماره نامه وارده دريافت ميکند
و يا توسط دبيرخانه پخش مي شود که در آن صورت در کارتابل فکس کاربران دريافت کننده قابل مشاهده خواهد بود.
کارتابل فکس حاوي آيتم هاي مکاتباتي از نوع فکس و شامل دو زير پوشه ي فکس هاي دريافتي و فکس هاي ارسالي خواهيد بود.
از منوي نرم افزار، لبه ي مکتوبات، مي توانيد به آيتم هاي موجود » فکس هاي ارسالي « و » فکس هاي دريافتي « با انتخاب گزينه هاي
در اين پوشه ها دسترسي يابيد.

کارتابل‌ه   ا کارتابل ایمیل‌ها

در کارتابل ايميلها ميتوانيد آيتمهاي مکاتباتي از نوع ايميل را مشاهده، ارسال و پيگيري کنيد. کارتابل ذکر شده شامل چهار زير
پوشه ايميلهاي دريافتشده )شامل تمامي ايميلهاي ارسالي براي کاربر جاري(/ ايميلهاي در حال ارسال )شامل تمامي
ايميلهاي در انتظار براي ارسال به گيرنده(/ ايميلهاي ارسال شده )شامل ايميلهايي که با موفقيت به دست گيرندگان رسيده
اند(/ ايميلهاي حذف شده )تمامي ايميلهاي حذف شده از از اين کارتابل( بوده که با کليک روي هر کدام مي توان ليست آيتمهاي
موجود در آن را مشاهده نمود.

کارتابل‌ها کارتابل پیام‌ها

کارتابل پيامها همانطور که از نامش مشخص است حاوي آيتمهاي مکاتباتي از نوع پيام بوده و داراي سه زير پوشه  پيامهاي دريافتي )شامل تمامي پيامهاي ارسال و يا ارجاع شده به کاربر جاري(/ پيامهاي ارسالي )شامل تمامي  پيامهاي ارسال، ارجاع و يا پاسخ داده شده توسط کاربر جاري(/ پيامهاي حذف شده )شامل پيامهاي حذف شده از کارتابل مذکور( ميباشد. با کليک بر روي هريک از پوشههاي ذکر شده ميتوانيد ليست آيتمهاي موجود در آن را  مشاهده کرد

کارتابل‌ها کارتابل پیش‌نویس‌ها

در کارتابل پيش‌نويس‌ها، پيش‌نويس‌هاي ايجاد شده بر روي انواع آيتم‌هاي مکاتباتي، قابل مشاهده بوده و همانند کارتابل نامه شامل چهار زير پوشه پيش‌نويس‌هاي دريافتي/ پيش‌نويس‌هاي ارسالي/ پيش‌نويس‌هاي ثبت شده/ و پيش‌نويس‌هاي حذف شده مي‌باشد.

پوشه پيش‌نويس‌هاي دريافتي شامل پيش‌نويس‌هايي است که توسط کاربري تهيه شده و براي کاربر جاري ارسال شده‌است.

پوشه پيش‌نويس‌هاي ارسالي شامل پيش‌نويس‌هايي است که کاربر جاري يا به طور مستقيم ارسال نموده و يا به پيش‌نويسي را به کاربر ديگري ارجاع يا پاسخ داده است.

پوشه پيش‌نويس‌هاي ثبت شده شامل پيش‌نويس‌هايي است که کاربر جاري با توجه به دسترسي‌هايش مي‌تواند با استفاده از امکان تبديل به انواع نامه‌ها (ارسالي و داخلي) تبديل نمايد که در آن صورت نسخه‌اي از پيش‌نويس تبديل شده در اين پوشه و نسخه‌اي هم تحت عنوان نامه‌ي ارسالي در پوشه نامه‌هاي ارسالي  قرار مي‌گيرد.

همچنين پوشه پيش‌نويس‌هاي حذف شده شامل پيش‌نويس‌هايي است که از داخل کارتابل کاربر حذف شده است.

با کليک بر روي هر يک از پوشه‌هاي ذکر شده مي‌توانيد ليست آيتم‌هاي موجود در هر کدام از آنها را مشاهده نماييد.

کارتابل‌ها         کارتابل نامه‌ها

همانطور که از نام آن مشخص است و در شکل زير مشاهده مينماييد، اين کارتابل حاوي آيتمهاي مکاتباتي از نوع نامه مي باشد
که خود شامل چهار زير پوشه ي نامه هاي دريافتي/ نامه هاي ارسالي/ نامه هاي ارجاع داده شده/ و نامه هاي حذف شده، است.

کارتابل‌ها                 مدیریت نمای کارتابل‌ها

در نرم‌افزار مکاتبات علاوه بر نماي پيش‌فرض نمايش ليست آيتم‌هاي هر کارتابل، بر حسب نياز و سليقه‌ي فردي، مي‌توان نماي جديد ايجاد کرد و آن را مديريت نمود. به اين ترتيب مي‌توانيد ستون‌هاي اطلاعاتي قابل نمايش در نما، حداکثر عرض ستون، ترتيب نمايش ستون‌ها و نوع مرتب‌سازي آنها را در نماي مورد نظر خود شخصي‌سازي نماييد.

براي ورود به صفحه مديريت نماها و يا ايجاد نماي جديدف کافيست بر روي دکمه مديريت نماها موجود در قسمت بالاي ليست آيتم‌هاي کارتابل، کليک نماييد.

کارتابل‌ها                سفارشی‌سازی محتوای کارتابل     حذف آیتم

جهت حذف هر  آيتم مکاتباتي  کافيست روي آيتم مورد نظر کليک راست کرده، سپس گزينه حذف را انتخاب نماييد.

کارتابل‌ها        سفارشی‌سازی محتوای کارتابل      ا نتقال به پوشه      " اتوماسیون اداری  " 

جهت سهولت و تسريع در امر مرتب‌سازي، جستجو و پيگيري آيتم‌هاي مکاتباتي مي توان از امکان انتقال آيتم‌هاي مکاتباتي به پوشه‌هاي مجزا، استفاده نمود. براي انتقال آيتم‌هاي مکاتباتي کافيست روي آن کليک راست نموده و سپس گزينه انتقال را انتخاب نماييد.

کارتابل‌ها     سفارشی‌سازی محتوای کارتابل    طبقه‌بندی آیتم 

جهت دسترسی و پیگیری سريع و آسان آيتم‌هاي مکاتباتي از طريق ابزارهاي جستجو و گزارشگيري موجود در نرم‌افزار مکاتبات، مي‌توان از امکان طبقه‌بندي که نوعي دسته‌بندي مجازي و منطقي محسوب مي‌شود، استفاده نمود.

براي طبقه‌بندي آيتم، روي آن کليک راست نموده و گزينه طبقه‌بندي‌ها را انتخاب نماييد.

کارتابل‌ها    سفارشی‌سازی محتوای کارتابل    تبدیل به جدید

با يک بار بازگشايي هر آيتم مکاتباتي، آيتم مورد نظر از حالت پررنگ (Bold) خارج‌شده و به آيتم خوانده شده تبديل مي‌گردد. چنانچه مايليد براي بازبيني مجدد، آن را به حالت اول و شکل خوانده نشده درآوريد، کافيست پس از کليک راست روي آيتم مربوطه، گزينه تبديل به جديد را انتخاب کنيد.

کارتابل‌ها      سفارشی‌سازی         محتوای کارتابل      درج یادآوری

در مجموعه نرم‌افزاري ديدگاه علاوه بر يادآوري‌هاي خودکار که توسط سيستم ايجاد مي‌شوند، امکان تعريف يادآوري شخصي نيز فراهم شده است. شما مي‌توانيد از طريق گزينه درج يادآوري شخصي از منوي عمومي و يا به روش زير بر روي يک آيتم مکاتباتي تنظيم نماييد.

براي درج يادآور بر روي يک آيتم کافي است برروي آن کليک راست نموده و با انتخاب گزينه يادآوري، وارد صفحه ايجاد يادآور شويد.

کارتابل‌ها     سفارشی‌سازی محتوای کارتابل     درج یادداشت

با استفاده از امکان درج يادداشت، که براي انواع آيتم‌هاي مکاتباتي وجود دارد، مي‌توان اقدامات صورت گرفته بر روي آيتم مورد نظر را به صورت يادداشت شخصي يا جمعي، ثبت نمود تا پس از دسترسي مجدد به آن، موارد مربوطه قابل يادآوري و پيگيري باشند.

براي درج يادداشت بر روي هر آيتم مکاتباتي، ابتدا روي آن کليک راست کرده سپس گزينه يادداشت را انتخاب نماييد.

کارتابل ها    سفارشی سازی محتوای کارتابل

سفارشی سازی محتوای کارتابل
كارتابل در سیستم مكانیزه، به همان معنی كارتابل فیزيكی است که به طور معمول شامل نامههاي دريافتی و پیشنويس يا
نامههاي ارسالی هر فرد میباشد. در سیستم مكاتبات تمامی مكتوبات اعم از ارسالی، دريافتی، ارجاعی و يا حذف شده، با توجه
به سمت شخص، از هم تفكیك شده و براي هريك كارتابل جداگانهاي در نظر گرفته شدهاست.
همانگونه که در شکل زير مشاهده ميکنید، كارتابل نرمافزار مكاتبات هر کاربر براساس انواع آیتمهای مکاتباتی به بخشهای
مختلفی از قبیل نامه، پیشنويس، فكس، ايمیل و پیام طبقهبندی شدهاست و هر آیتم دریافتی یا ارسالی بصورت خودکار با توجه
به ماهیت آن در پوشه مربوطه، ذیل کارتابل قرار میگیرد.